L’organisation d’un séminaire d’entreprise réussi est un moyen important d’entrer en contact avec vos clients et vos employés. Elle vous permettra de créer et d’entretenir des relations. Elle peut-être même de promouvoir un nouveau produit ou service.
Selon l’objectif de l’événement, il peut être amusant et divertissant, ou plus sérieux et informatif. Quoi qu’il en soit, l’organisation est cruciale pour la réussite d’un séminaire d’entreprise. Voici les 7 conseils présentés par San Valentino Eventi. pour organiser un séminaire d’entreprise réussi.
Définissez clairement l’objectif de l’événement
Il existe une multitude de raisons pour lesquelles vous devez faire une organisation d’un séminaire pour votre entreprise. Il peut s’agir du lancement d’un nouveau produit (ex : GPS autoradio) ou d’un exercice de consolidation d’équipe.
Essayez-vous d’impressionner des clients potentiels ou organisez-vous une fête délirante ?
Le type d’événement que vous organisez déterminera le ton, le thème et même le lieu. Il vous permettra également de planifier les processus administratifs à mettre en place et d’affecter les bonnes personnes aux bons projets afin de garder le contrôle. Il vous aidera également à déterminer la technologie nécessaire et ce que vos clients, ou vos collègues peuvent attendre. Vous pouvez aussi choisir d’organiser un événement en ligne pour votre entreprise digital.
Choisir une date
Tout d’abord, il est nécessaire de fixer une date lors de l’organisation du séminaire pour votre entreprise. Il est également important de prendre en compte les événements et/ou les réunions de l’entreprise afin d’écarter votre premier choix de dates potentielles. Cela permettra de s’assurer que les membres clés de l’entreprise sont en mesure de participer et d’augmenter le taux de participation.
En fonction de la taille de votre entreprise, vous pourrez peut-être envoyer un e-mail et/ou un sondage pour que vos collègues votent sur la date à laquelle ils sont disponibles. Vous pouvez certainement vérifier les calendriers pour vous assurer qu’il n’y a pas d’autres conflits.
Cela devient plus difficile lorsque vous gérez un événement pour des clients potentiels. Assurez-vous de vérifier les événements clés et les jours fériés. Il serait judicieux de faire quelques recherches sur le secteur d’activité de votre client pour vous assurer qu’il n’a pas de grands événements à venir et, en fonction de votre relation avec lui, vous pouvez toujours lui demander sa disponibilité et ses dates préférées.
N’oubliez pas que, lorsque vous envoyez vos invitations, le plus tôt est le mieux. Cela signifie que les gens peuvent marquer leur calendrier et réserver la date pour vous.
Connaissez votre budget et respectez-le
Les budgets peuvent être délicats. La taille de votre entreprise et la générosité de votre direction peuvent réellement déterminer l’organisation du séminaire d’entreprise.
Vous devez être prudent lorsque vous dépensez l’argent de l’entreprise pour vous assurer de ne pas dépasser le budget. Il est recommandé, comme point de départ, de ne pas dépasser 90 % de votre budget et de garder les 10 % restants pour les imprévus. On ne sait jamais ce qui peut survenir lors de l’organisation de votre événement.
Le budget doit être défini en fonction des critères précédents (objectif, cible, format) et pas seulement en fonction des contraintes internes.
Surveillez de près vos dépenses et vérifiez les petits caractères avant de signer quoi que ce soit. Vous ne voulez pas manquer de payer des frais administratifs ou des frais supplémentaires.
N’oubliez pas non plus de prévoir un budget pour la diffusion de l’information. Si vous envoyez des invitations par courrier électronique, vous n’aurez peut-être pas besoin d’un gros budget. Mais si vous espérez quelque chose d’un peu plus extravagant, vous devrez peut-être mettre de côté une partie de votre budget. Informez les gens le plus tôt possible afin qu’ils puissent marquer leur calendrier.
Choisissez la meilleure tenue à mettre le jour de la Saint Valentin, un événement unique.
Tenez compte des chiffres
Le nombre de personnes invitées aura un impact sur la taille et le coût du lieu de l’organisation du séminaire de l’entreprise, la nourriture et les défis que vous pourrez rencontrer.
Il est donc important de connaître le nombre de personnes à inviter et la probabilité de leur présence.
Si votre événement est de grande envergure, n’oubliez pas de prendre en compte les aides, les serveurs, les médias, les accompagnateurs, etc.
Au début, il peut être difficile de déterminer les chiffres. Vous savez combien de personnes vous avez invitées, mais vous ne connaissez pas le nombre exact de personnes qui seront présentes. Vous devez également tenir compte du fait que certaines personnes peuvent se désister à la dernière minute, et que d’autres peuvent décider de participer à la dernière minute.
Les chiffres ne seront jamais exacts, mais pour vous aider autant que possible, fixez une date limite pour leur réponse. Cela augmentera l’efficacité de votre taux de réponse et vous aidera donc à rester organisé pour le reste de l’organisation du séminaire de votre entreprise.
Trouver le lieu idéal
Tout d’abord, vous devez savoir dans quelle région vous souhaitez organiser votre événement. Dans une ville où il y a beaucoup de choses à voir et à faire autour de l’événement d’entreprise, ou dans un endroit plus local et facilement accessible ?
Ensuite, vous devez savoir quel type de lieu conviendrait à l’organisation d’un séminaire pour votre entreprise.
Le fait de savoir clairement à quelles attentes le lieu doit répondre pour plaire à vos clients ou à vos collègues peut vraiment aider à restreindre la recherche. Il faut également les mettre en balance avec le nombre d’invités et votre budget.
Vous devez également penser aux nécessités. Avez-vous besoin d’espace pour un projecteur, une table ou, au contraire, une piste de danse, une salle à manger ? Avez-vous demandé à vos invités sur l’invitation s’ils ont des besoins particuliers ? Faire une liste de vos besoins vous aidera à vous souvenir de l’essentiel, ainsi qu’à négocier avec les lieux de réception.
Tenir compte des conditions météorologiques
À quelle période de l’année allez-vous penser à l’organisation d’un séminaire pour votre entreprise? Vous devez vous assurer que le lieu et les déplacements correspondent aux conditions météorologiques prévues.
Bien sûr, il n’y a aucun moyen de savoir avec certitude quel temps il fera si longtemps à l’avance, mais vous savez que si vous organisez un événement en hiver, les risques de pluie sont beaucoup plus élevés.
Prévoir les défis
Il y a tellement de défis et de problèmes potentiels qui peuvent surgir lorsque vous essayez de planifier une organisation d’un séminaire d’entreprise réussi. Pour n’en citer que quelques-uns, tels que le respect du budget, l’annulation d’un événement ou le manque de participants.
La clé pour faire face à ces défis est de rester organisée. Si vous connaissez votre budget, respectez les accords que vous avez passés (avec le lieu et les traiteurs), restez en contact avec vos invités, vous avez plus de chances de garder le contrôle sur le déroulement de l’événement. Garder la trace de la préparation et de l’organisation du séminaire d’entreprise.
