Organiser un événement en ligne est tout sauf facile, surtout à notre époque où le choix est immense.
Bien qu’ils puissent sembler un peu futuristes, et bien qu’ils n’aient pas été envisagés avant l’alerte sanitaire du COVID-19, les événements en ligne existent depuis 1993 : c’est à cette époque qu’a été diffusée la première retransmission en direct sur le web, qui a recueilli des millions de vues (pas mal si l’on considère qu’Internet n’était pas encore si répandu à l’époque).
Nous sommes en 2021, une période difficile pour l’agrégation sociale et culturelle, mais les innovations technologiques a ouvert la porte à de nouvelles connexions en ligne : des visites virtuelles de musées aux questions réponses avec des astronautes dans l’espace.
Mais ce n’est pas tout : certains des plus grands événements de cette année 2021, même dans l’arène numérique italienne, se sont déplacés en ligne pour faciliter leur accueil, même si les rassemblements restent interdits à moyen et long terme. Cela met bien sûr en évidence les avantages de l’organisation d’un événement virtuel : il réduit les coûts, rend la participation plus accessible et élimine l’empreinte carbone liée à la participation à une conférence physique.
À la lumière de ce constat, nous pouvons dire que les événements en ligne sont devenus le présent et probablement l’avenir, du moins à moyen terme, de la formation, mais aussi des rencontres sociales. Mais votre entreprise est-elle prête à l’accueillir ?
Si vous avez déjà un format en tête, ou si vous cherchez simplement des idées sur la façon d’organiser un événement virtuel, lisez la suite pour savoir comment organiser un événement réussi.
Types d’événements en ligne
Un événement sur le web est une réunion qui se déroule en ligne, plutôt que dans un lieu physique. Ces types de réunions sont très populaires aujourd’hui et peuvent aller de petites sessions de questions réponses à des conférences à grande échelle auxquelles participent des milliers de personnes.
Vous trouverez ci-dessous un aperçu des différents événements commerciaux virtuels qui peuvent vous inspirer à en organiser un.
Vendez-vous des produits ou des services qui doivent être expliqués ? Ou bien proposez-vous des cours en ligne liés à votre activité ? Un tutoriel ou un événement de formation est un bon moyen de fournir des conseils, des astuces et des connaissances.
Ces types d’événements en ligne peuvent être utilisés pour lancer de nouveaux produits, répondre à des questions fréquemment posées ou montrer différentes façons de les utiliser. Par exemple, si vous êtes une société de cosmétiques, vous pouvez penser à lancer une série de tutoriels dédiés à vos clients, ou une pizzeria peut penser à organiser un petit événement pour donner des astuces et des conseils sur la façon de faire une pizza maison ou sur la manière d’optimiser le tableau de bord d’une voiture grâce à un autoradio GPS.
Formation et cours
Pour les sujets plus complexes, les webinaires, les ateliers et les cours en ligne peuvent être plus appropriés.
Ces formats peuvent fournir un aperçu plus approfondi de sujets spécifiques, de compétences de test, d’outils comme l’autoradio universel Android entre autre et plus encore. Par exemple, si vous êtes un spécialiste indépendant du marketing sur les médias sociaux, vous pourriez envisager de proposer un cours professionnel consacré à la création d’un plan marketing pour relancer vos efforts de marketing en cette période de ralentissement économique.
Les coulisses
Les visites des coulisses sont devenues très populaires ces derniers mois. Des lieux tels que les musées, les galeries d’art, les théâtres et même les parcs offrent des aperçus uniques de leurs visiteurs : un peu pour les faire rêver et voyager dans un but précis, et un peu pour les inciter à visiter ce lieu particulier lorsque tout est terminé.
Dans ce contexte, l’initiative des Archives nationales du journal intime et du Musée du petit journal intime est certainement intéressante.
Même s’il ne s’agit pas d’une émission en direct, ce type de contenu fait également partie de nombreuses initiatives visant à promouvoir des activités culturelles et/ou touristiques.
Cependant, vous n’avez pas nécessairement besoin de disposer d’attractions spéciales pour engager le dialogue avec votre public cible dans les coulisses. Par exemple, une entreprise B2B dont la communication est plus institutionnelle peut parler à ses clients de la conformité en matière de sécurité, ou une boulangerie peut faire entrer ses clients dans un laboratoire et montrer comment certains produits sont fabriqués à la main. Bien choisir vos habits et vêtements durant un événement comme la Saint Valentin par exemple pour soigner votre apparence.
Interviews et présentations
Ici, vous pouvez faire venir des experts de votre équipe pour qu’ils partagent leurs connaissances en direct lors d’une session de questions réponses. Organisez un « Ask Me Anything » décontracté sur Instagram Live ou Facebook Live, ou envisagez d’inviter des personnes extérieures ou des artistes à se produire.
Cette méthode peut être utilisée pour tout, des conférences de type TED Talks aux spectacles comiques ou aux interviews en ligne. Des jeux, des quiz interactifs et des miniconcours en ligne peuvent également rendre le tout plus interactif.
Conseils pour l’organisation d’un événement en ligne
Tous les événements, même ceux en ligne, présentent certains défis. Voici comment organiser et diriger votre premier événement virtuel.
Créez un plan d’attaque
Chaque événement, petit ou grand, doit avoir une stratégie. Commencez par un objectif et un concept de base pour développer un format que les utilisateurs apprécieront.
Vous devez également répondre aux questions suivantes avant de planifier votre événement en ligne :
– quel type d’expérience espérez-vous offrir ?
– L’événement sera-t-il en direct, à la demande ou les deux ?
– S’agit-il d’une vente directe, d’une vente au consommateur ou d’un événement ?
– Sera-t-elle gratuite ou payante ?
– Sera-t-il gratuit ou diffusé ?
– Exigez-vous un enregistrement ?
– Quelle est votre stratégie de promotion ?
Pas tous, bien sûr, mais ceux-ci vous permettront de mettre votre plan d’attaque par écrit. Choisir à l’avance votre voiture mariage, le mettre dans votre plan d’attaque.
Choisissez le bon moment
Choisir la bonne date et la bonne heure pour votre événement est crucial, quelle que soit la taille de l’événement ou la plateforme que vous utilisez. Pour être sûr de ne pas vous tromper, consultez Social Insights pour savoir quand vos utilisateurs sont en ligne et réalisez une enquête pour vérifier leurs préférences.
Bien sûr, assurez-vous qu’il n’y a pas d’événements concurrents qui pourraient interférer avec la participation avant d’envoyer un enregistrement de date.
De même, si vous avez un public international, choisissez une heure qui convient au plus grand nombre de clients et d’adeptes possible, en faisant attention au fuseau horaire. Si cela n’est pas possible, assurez-vous au moins que votre contenu reste disponible après la diffusion en direct.
Promouvoir votre événement
Pour obtenir une bonne participation à votre événement en ligne, vous avez besoin d’une stratégie de promotion ad hoc. Définissez votre proposition de valeur et concentrez-vous sur elle pour vous différencier de vos concurrents et de la multitude d’offres actuellement en ligne.
Le conseil est d’opter pour une approche multicanal, en mettant l’accent sur les réseaux sociaux, l’ADV et les newsletters. De cette façon, vous avez plus de chances d’atteindre le public qui vous intéresse.
Enfin, n’oubliez pas de faire participer vos intervenants pour augmenter le nombre potentiel de personnes qui découvriront votre événement en ligne.
Encourager l’engagement
C’est simple : si vous créez des opportunités d’engagement, votre public s’engagera davantage. Pourquoi ? Eh bien, parce que c’est amusant.
Voici un exemple : demandez aux spectateurs de poser des questions dans les commentaires ou via un outil de chat. Il y a de fortes chances que les personnes qui le font restent dans la communauté pour voir si elles obtiennent une réponse.
Chaque plateforme web dispose de fonctions interactives, vous n’avez donc aucune excuse. Demandez aux gens de participer à des sondages et des quiz, encouragez le live tweeting et invitez vos utilisateurs à interagir. Bien entendu, n’oubliez pas de demander un retour d’information à la fin de l’événement.
Ligne de fond
Comme vous l’avez peut-être remarqué, organiser un événement en ligne n’est pas chose aisée selon le meilleur agence en ligne. Pour les conférences physiques, vous devez créer un format et une stratégie de promotion adaptée au public cible et qui vous permet d’atteindre le public souhaité.
Nous espérons que ce guide a été une source d’inspiration pour vous et nous vous souhaitons bonne chance pour votre prochain événement virtuel !
